吉林吉大通信设计院股份有限公司 内部审计监察管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司内部审计监督,提高审计工作质量,实行内部审计监察经常化、 制度化,发挥内部审计监察工作的作用,加强内部监督和风险控制,促进企业经营管理, 提高经济效益,保护公司资产的安全和完整,根据《中华人民共和国公司法》《中华人 民共和国审计法》、参照《审计署关于内部审计工作的规定》《推进领导干部能上能下 规定》等相关规定及《吉林吉大通信设计院股份有限公司章程》(下称《公司章程》), 结合公司实际情况,特制定本制度。

第二条 本制度所称内部审计监察,是指由公司内部机构或人员,对公司内部控制 和风险管理的有效性,财务制度和公司内部管理规定的规范性,信息的真实性和完整性 以及经营活动的效率和效果等开展的一种评价活动。

第三条 本制度适用于总公司、分公司及控股子公司。

第二章 审计监察部机构设置和人员

第四条 公司内部审计监察的常设机构为审计监察部,负责公司内部审计监察工作, 对公司业务活动、风险管理、内部控制、财务信息等事项进行监督检查,接受董事会、 审计委员会的监督和指导,独立行使内部审计监察职权,不受其他部门或个人的干涉, 对董事会、审计委员会负责并报告工作。

第五条 审计监察部应配备审计监察部主任一名,部门至少有一名成员为会计专业 人员。审计监察部主任由董事会任免。

第六条 审计监察部可根据内部审计监察工作需要,从公司其他部门临时抽调人员 组成审计监察组,各部门应积极配合。

第七条 审计监察部人员应具有与审计工作相适应的审计、会计、经济管理等相关 专业知识和业务能力。

第八条 审计监察部人员根据公司制度规定,依法履行职责,任何被审计对象应及 时向审计人员提供有关资料,不得设置障碍或者打击报复。

第三章 审计监察部的工作范围和审计时限

第九条 审计监察部可在公司下列范围内开展内部审计监察工作:

(一) 公司总部各职能部门;

(二) 公司下属各分公司以及其它所属机构;

(三) 控股子公司。

第十条 审计监察部可根据实际情况,对被审计对象实施定期、不定期、全面或局 部审计。

第十一条 当发生重大投资项目、签署重大经济合同或重大经济问题时,经公司审 计委员会及董事会讨论决定,审计监察部可随时审计。

第十二条 当发生管理人员离任、调任及需要专项审计时,审计监察部可随时审计。

第四章 审计监察部的职责和权限

第十三条 公司内部控制评价的具体组织实施工作由审计监察部负责。公司审计监 察部应当履行以下主要职责:

(一) 对公司各内部机构、控股子公司以及对公司具有重大影响的参股公司的内 部控制制度的完整性、合理性及其实施的有效性进行检查和评估;

(二) 对公司各内部机构、控股子公司以及对公司具有重大影响的参股公司的会 计资料及其他有关经济资料,以及所反映的财务收支及有关的经济活动的合法性、合规 性、真实性和完整性进行审计,包括但不限于财务报告、业绩预告、业绩快报、自愿披 露的预测性财务信息等;

(三) 协助建立健全反舞弊机制,确定反舞弊的重点领域、关键环节和主要内容, 并在内部审计监察过程中关注和检查可能存在的舞弊行为,发现公司相关重大问题或线 索的,应当立即向审计委员会直接报告;

(四) 至少每季度向董事会或者审计委员会报告一次,内容包括但不限于内部审 计监察计划的执行情况以及内部审计监察工作中发现的问题;

积极配合审计委员会与会计师事务所、国家审计机构等外部审计单位进行

沟通,并提供必要的支持和协作。

(六) 制定公司内部审计监察工作制度,编制公司年度内部审计监察工作计划。

(七) 从事如下专项审计工作:

1、 财务审计:对各项资产审计、投资效益审计、财务收支相关的经济活动的合 法性、合规性、真实性和完整性等进行审计;对公司财务计划、财务预决算执行情况、 财务管理内控制度执行情况等进行内部审计监督;对发生重大财务异常情况进行专项经 济责任审计;对公司年度财务决算的审计质量进行监督。

2、 内部审计:对各项资金、物资、采购等经济管理环节中内部控制制度以及执 行情况进行审计监督。督促建立完善公司内部控制制度,促进公司经营管理的改善和加 强,保障公司持续、健康、快速发展。

3、 合同审计:对大宗物品采购合同、担保合同、借款合同、工程招标合同、产 品合同、对外投资、重要的经济合同等实行备案制,并不定期检查,对存在问题和违规 违章情况进行内部审计监督。

4、 固定资产审计:对公司内部机构、控股子公司、分公司的固定资产以及投资 项目进行审计监督。

5、 离任审计:对公司高管人员、业务部门负责人和分公司负责人离任和调离, 负责对其任职期间履行职责情况,经济活动情况进行内部审计。

6、 责任审计:对公司各部门负有经济责任的管理人员进行责任审计,促进加强 经营管理,提高公司经济效益。

7、 基建审计:对公司及所属分公司的基建工程和重大技术改造、大宗修理、装 修等以及立项概(预)算、决算和竣工交付使用进行审计监督;

8、 经济效益审计:对担保、投资、借款及收益分配进行内部审计监督;对公司 及所属单位的经营绩效及有关经济活动进行审计监督与评价。

9、 专项审计:对与公司经济活动有关的特定事项,向公司有关单位、部门或个 人进行专项审计调查。

(八)从事如下监察工作:

1、 商业贿赂调查:检查员工或管理层是否存在收受回扣、利益输送等行为;

2、 职务侵占监察:防止员工利用职权侵占公司资产(如虚报费用、挪用资金);

3、 舞弊风险排查:对异常报销、采购价格偏离等数据进行分析,识别潜在舞弊 线索;

4、 纪律与行为监察:对员工行为规范、管理层履职监察,监督员工是否违反公 司纪律,检查管理层是否勤勉尽责,是否存在滥用职权;

育。 5、 廉洁文化建设:推动反腐败宣传,如签署《廉洁从业协议书》,案例警示教

6、 专项调查与举报处理:处理内部举报,保护举报人隐私,针对重大突发违规

事件,成立专项调查组。

(九)执行公司董事会、审计委员会交办的其他审计监察工作。

第十四条 为保障审计监察职责的有效履行,审计监察部在公司授权范围内,行使 下列职权:

(一)信息获取与检查权:有权查阅审核会计报表、账簿、凭证、资金、各银行账 户、财务会计软件、会议记录及现场勘察实物资产等相关资料。

(二)调查与取证权:有权对审计中的有关事项向有关部门(人员)进行调查,并 索取相关证明材料。

(三)参会权:有权召开审计监察事项有关会议,参加公司有关经营和财务管理决 策会议,协助公司有关业务部门研究制定、修改公司有关规章制度并督促落实。

议。 (四)审议权:有权对有关部门、分公司及控股子公司购买各类物资的价格进行审

(五)临时措施权:对正在进行的严重违反财经法规、公司规章制度或严重失职造 成重大经济损失浪费的行为,做出制止决定,并及时向审计委员会报告,对已经造成重 大经济损失和影响的行为,有权提出追究责任的建议。对可能被转移、隐匿、篡改、毁 弃的会计凭证、会计账簿、会计报表以及与经济活动有关的资料,报董事会审计委员会 批准,有权予以暂时封存有关资料。

(六)处理建议与督办权:经审计委员会核准,有权向被审计对象提出改进管理、 提高效益的建议,检查被审计对象采纳审计意见和执行审计决定的情况;将审计结果与 干部年度考评挂钩,对连续两年考核结果较差、分管工作长期落后的领导干部,提出不 适宜担任现职的建议。

(七)评价建议权:有权对公司干部的述职进行测评,并将测评结果向董事会审计 委员会及公司人力资源等相关部门反馈,供决策参考;有权依据审计结果,对领导干部 是否胜任现职作出评价,明确提出“能上”或“能下”的具体建议。

(八)董事会、审计委员会授予的其他职权。

第十五条 公司应当保证内部审计监察机构所必需的审计监察工作经费,并列入公 司年度财务预算。

第五章 内部审计监察日常工作程序

第十六条 审计监察部应当根据国家有关规定和公司内部管理需要以及董事会、审 计委员会的部署,以业务环节为基础有效开展内部审计工作,并报审计委员会,经审核 批准后实施。

第十七条 根据公司年度审计监察工作计划,确定年度审计监察工作重点,并根据 公司各阶段工作重点,组织安排审计监察工作,根据实际工作量确定审计监察人员,每 次审计监察至少要2 人实施。

第十八条 下达审计通知书:审计监察部应当在实施审计前3 个工作日,向被审计 对象下达审计通知书。对于需要突击执行审计的特殊业务,审计通知书可在实施审计时 送达。

第十九条 《审计通知书》主要内容如下:

(一) 审计的范围、内容、方式、时间;

(二) 对被审计对象接受审计,配合工作的要求。

第二十条 被审计对象准备:被审计对象接到审计通知书后,应当做好接受审计的 各项准备,并为审计工作提供必要的工作条件。

第二十一条 审计实施:在审计过程中,审计工作人员根据审计工作具体要求, 取得有效证明材料,认真编写审计工作底稿。

第二十二条 提出审计报告:审计组在审计结束后,应进行综合分析,及时与被 审计对象交换意见,审计终结后,审计报告的编写以审计证据为依据,做到客观、公正, 并出具书面审计报告报送审计委员会。

第二十三条 审计监察部应在审计终结后15 日内将书面审计报告草稿发送给被 审计对象,被审计对象在接到审计报告草稿10 日内将书面意见反馈给审计监察组,被 审计对象在期限内没提出书面意见,视同为对审计报告无异议。若须处理的审计工作, 须报经董事会批准,经批准后,被审计对象必须执行。

第二十四条 审计监察部提出审计报告后,经审计委员会复核,由审计监察部在 公司董事会规定授权的职权范围内按以下规定办理:

(一) 被审计对象有违反国家、公司财务收支规定行为的,出具审计处理意见书。

(二) 对被审计对象违反国家、公司财务收支规定的行为,在职权范围内按公司 《员工违纪违规处分管理制度》相关规定作出处理和处罚的审计决定,处理和处罚的审 计决定以公司名义发文,审计委员会召集人签发,并附审计报告。

第二十五条

《审计处理意见书》主要内容:

(一)

审计内容、范围、方式和时间;

(二) 审计报告认定的被审计对象违规违纪的行为事实;

(三) 对违规违纪行为的定性,作出处理、处罚意见及其依据;

(四) 需要进行整改的事项;

(五) 处理、处罚意见执行的期限和要求。

第二十六条 审计的复审:被审计对象对审计意见和结论如有异议,应在7 天内 向审计委员会提出复审申请,审计委员会在接到复审申请后3 天内作出复审决定,并指 定复审小组的人员构成。复审小组应在15 天内进行审计,在审计中如发现隐瞒或漏审、 错审等情况,应重新作出审计报告。复审期间原审计结论和决定照常执行。特殊情况, 经审计委员会审批,可以暂停执行。复审小组的复审结论和决定为终审结论和决定,被 审计对象必须执行。

第二十七条 公司审计委员会批准审计报告后,审计监察部负责督促有关职能部 门落实整改措施。

第二十八条

审计监察部应在每个审计项目结束后,建立内部审计档案,对工作 中形成的审计档案定期或长期保管。

第二十九条 审计监察部应当每年向审计委员会提交下一年度内部工作计划,并 在每个会计年度结束后向审计委员会提交年度内部审计报告。

审计监察部对审查过程中发现的内部控制缺陷,应当督促相关责任部门制定整改措 施和整改时间,并进行内部控制的后续审查,监督整改措施的落实情况。

审计监察部在审查过程中如发现内部控制存在重大缺陷或者重大风险,应当及时向 董事会或者审计委员会报告。

第三十条 审计监察部应根据工作需要进行有关重大事项的后续审计,督促检查被 审计对象对审计意见的采纳情况和对审计决定的执行情况

第六章 审计证据及审计工作底稿

第三十一条 内部审计人员获取的审计证据应当具备充分性、相关性和可靠性。 内部审计人员应当将获取审计证据的名称、来源、内容、时间等信息清晰、完整地记录 在工作底稿中。

第三十二条 审计证据是审计监察部门收集的用以证明审计监察事项真相并作为 审计结论基础的材料,主要包括:

(一) 审计人员取得的以书面形式存在并证明审计监察事项的书面证据。包括与 审计监察事项有关的各种原始凭证、会计记录(记账凭证、会计账簿和各种明细表)、 各种会议记录和文件;各种合同、通知书、报告书及函件等资料的复印件;

(二) 通过实际观察和清点,取得为确定与审计监察事项相关的事实是否确实存 在的取证签证单;

(三) 就审计监察事项向有关人员进行口头调查所形成的审计调查记录;

(四) 其他证据。

第三十三条 内部审计人员在审计监察工作中应当按照本制度规定编制与复核审 计工作底稿,并在审计监察项目完成后,及时对审计工作底稿进行分类整理并归档。

第三十四条 审计监察工作底稿应当记载审计监察人员在审计监察中获取的证明 材料名称、来源和时间等。主要内容包括:

(一) 被审计对象名称或姓名;

(二) 审计项目名称;

(三) 实施审计的时间;

(四) 审计过程记录;

(五) 编制者姓名及编制日期;

(六) 复核者姓名及复核日期;

(七) 其他应说明的事项。其中,审计过程记录的内容包括:

1、 实施审计具体程序的记录及资料;

2、 审计测试评价记录;

3、 审计方式及其调整变更情况记录;

4、 审计人员的判断、评价、处理意见和建议;

5、 审计监察组讨论记录和审计复核记录;

6、 审计监察组核实与采纳被审计对象对审计报告反馈意见的情况说明;

7、 其他与审计监察事项有关的记录和证明资料;

8、 审计监察工作底稿附件包括:与被审计对象财务收支有关的资料;与被审计 对象审计事项有关的法律文件、合同、协议、会议记录、往来函件、公证、鉴定等资料 原件、复印件或摘录件;其他有关的审计资料。

第七章 审计档案管理

第三十五条 根据《中华人民共和国档案法》等规定,应将记录和反映内部审计 监察过程中形成的各种文字、图表、声像等不同形式的记录资料及审计通知书、审计工 作底稿、审计报告、审计处理决定归入审计档案。

第三十六条 审计档案实行谁主审谁立卷、定期归档责任制。审计项目类文件和 内部审计制度、管理类文件不能混合立卷。审计案卷内每份或每组文件之间的排列顺序 规则是:正件在前,附件在后;定稿在前,修改稿在后;批复在前,请示在后;批示在 前,报告在后;重要文件在前,次要文件在后;汇总性文件在前,原始性文件在后。

第三十七条 各种审计档案保管期限规定为:审计工作底稿保管期限为5 年,季 度财务审计报告保管期限为5 年,其他审计工作报告保管期限为10 年。

第三十八条 当年完成的审计项目应在本年度立卷存档,跨年度的审计项目,在 审计终结的年度立卷存档,审计档案的移交时间不得迟于审计项目结束后的次年6月底。 立卷存档时应标明保存期限。

第三十九条 审计档案的借阅:一般应限定在公司审计监察部门内部。凡需将审 计档案借出审计监察部门或要求出具审计结论证明的,应由审计监察部主任批准。

第四十条 审计档案的销毁:审计档案必须经董事会同意后方可进行。具体工作内 容如下:

(一) 填写《审计档案销毁申请表》,并列明细清单,上报审计委员会,按审批 手续办理完毕实行;

(二) 现场销毁人员至少两人,其中必须有一名审计监察部内部人员,并在《审 计档案销毁申请表》上签字;

(三) 审计档案销毁要做好保留备查工作并对档案编号。

第四十一条 《审计档案销毁申请表》内容如下:

(一) 审计档案销毁部门名称、时间、申请人;

(二) 档案销毁内容、保管期限、附件;

(三) 档案销毁原因;

(四) 审计监察部门负责人签字;

(五) 审计委员会意见签署、董事会意见签署;

(六) 现场销毁人员签字,并签署销毁时间和保留备查编号。

第四十二条 审计档案除公司审计监察部工作需要及法律法规规定的强制查阅需

要之外,对非相关人员实行严格的保密制度。

第八章 纪律监察

第四十三条 审计监察部是代表公司接待和处理员工申诉、检举和控告的专设机 构,受理公司及分、子公司所有员工对各级领导干部违反国家法律法规和公司内控制度、 违反上级领导的各类管理指令、利用职权谋取私利以及损害公司利益、造成公司资产流 失等行为的检举和控告,包括但不限于以下行为:

(一)贪污、受贿、挪用公款等侵害公司利益的行为;

(二)利用职务之便、利用公司各类资源开展不正当的业务,侵害公司利益的行为;

(三)不认真履行职责,有令不行、有禁不止,对公司的决策部署、重点工作或明 确要求贯彻执行不力,造成恶劣影响的行为;

(四)对基层员工反映比较集中的焦点问题置之不理,不能及时采取措施解决,也 未通过合理途径向上级领导反映,在一定范围内对公司造成负面影响的行为;

(五)对员工的申诉进行打击报复陷害的行为;

(六)违反公司有关廉政建设的相关制度,并未对违规结果采取纠正措施的行为;

(七)公司高级管理人员违规买卖公司股票的行为;

(八)其他违规违纪、侵害公司利益的行为。

第四十四条 审计监察部在对上述行为进行审计监察时,被审计对象或者相关人 员,必须积极配合,不得有以下行为:

(一)隐瞒事实真相、出具伪证或者隐匿、转移、篡改和毁灭证据;

(二)故意拖延或者拒绝提供有关的文件、资料、财务账簿及其他相关的材料;

(三)在调查期间变卖或者转移涉嫌违规违纪的财务;

(四)拒绝对审计监察人员所提出的问题作出解释和说明;

(五)无正当理由拒不采纳整改意见、执行整改措施的行为。

第四十五条 审计监察部应严格保守举报人信息秘密,对于恶意泄露举报人员信 息的人员,报送董事会、审计委员会批准后,给予相应的处罚,造成严重后果的,视为 严重违反公司规章制度,将按《劳动合同法》相关规定依法解除劳动关系。

第四十六条 审计监察人员应保持严谨的职业态度,保守其在执行工作中知悉的 商业机密,审慎使用在履行职责时所获取的资料,不得以任何方式滥用和泄露机密资料。

第四十七条 内部审计监察人员应严格遵守审计监察职业道德规范,坚持原则、

客观公正、恪尽职守、保持廉洁、保守秘密,不得滥用职权、徇私舞弊和玩忽职守。

第九章 奖惩

第四十八条 对忠于职守,秉公办事,客观公正,实事求是,有突出贡献的内部 审计人员和对揭发检举违反法律法规的有功人员,应给予表扬或奖励。审计监察部提出 奖励建议,经董事会、审计委员会批准后实施。

第四十九条 对违反本规定,具有下列情况之一的部门、负责人、直接责任人以 及其他相关人员,由审计监察部按公司《员工违纪违规处分管理制度》相关规定提出给 予经济处罚或行政处分的建议,报董事会、审计委员会按规定处罚:

的; (一) 拒绝向内部审计人员提供有关文件、账簿、报表、凭证、资料和证明材料

(二) 阻挠内部审计人员行使职权,抗拒、破坏监督检查的;

(三) 弄虚作假,隐瞒事实真相的;

(四) 拒不执行审计意见书和审计处理决定的;

(五) 打击报复内部审计工作人员及揭发检举人员的。

上述行为,情节严重,构成犯罪的,应移送司法机关依法追究刑事责任。

第五十条 对违反本规定,具有下列行为之一的内部审计工作人员,经董事会、审 计委员会审核批准,按公司《员工违纪违规处分管理制度》相关规定给予行政处分或经 济处罚:

(一) 滥用职权、弄虚作假,徇私舞弊,牟取私利的;

(二) 玩忽职守,泄露公司机密和被审计对象商业秘密或个人信息,给公司或被 审计对象造成较大经济损失的。

上述行为,情节严重,构成犯罪的,应移送司法机关依法追究刑事责任。

第十章 附则

第五十一条 本制度未尽事宜,按照国家有关法律、法规和《公司章程》的规定 执行,本工作规则如与国家法律法规或经合法程序修改后的章程相抵触的,按照国家法 律法规和《公司章程》执行,并立即修订,报董事会审议通过。

第五十二条 本制度自董事会审议通过之日起施行。