第

页共

页

广州市昊志机电股份有限公司对外信息报送及使用管理制度

目录

第一章总则 ...... 2

第二章对外信息报送及使用管理 ...... 3

第三章附则 ...... 5

第

页共

页

第一章总则第一条为加强广州市昊志机电股份限公司（以下简称“公司”）对外传递、报送信息（含数据、资料）的管理，推动外部信息使用人合规使用公司信息，促使公司规范运作，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司信息披露管理办法》、《关于规范上市公司信息披露及相关各方行为的通知》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》等有关法律、法规、规范性文件以及《公司章程》、《信息披露管理制度》等有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度所称的“信息”是指所有对公司股票及其衍生品种交易价格可能产生影响的、尚未公开的信息，包括但不限于定期报告、临时公告、财务快报、统计数据及需报批的重大事项等所涉及的信息。

尚未公开是指本公司尚未在中国证券监督管理委员会指定的上市公司信息披露刊物或网站上正式公开。

第三条本制度所称“外部信息使用人”，是指除本公司以外的根据法律法规有权向公司要求报送信息的单位或人员，以及与公司有合作关系、基于业务开展需要要求公司提供信息的单位或人员。外部信息使用人包括但不限于各级政府主管部门、与公司合作的金融机构及中介机构、证券监管部门、媒体、公司股东及实际控制人等单位或人员。

第四条本制度的适用范围包括公司各部门、各分（子）公司，公司的董事高级管理人员及其他相关人员，公司对外报送信息涉及的外部单位或个人。

第五条公司的董事和高级管理人员及其他相关内幕信息知情人员在定期报告编制、公司重大事项筹划、洽谈期间负有保密义务，不得向其他任何单位或个人泄露相关信息。

在定期报告、临时报告正式公开披露前，公司董事和高级管理人员及其他相关人员不得以任何形式、任何途径（包括但不限于业绩座谈会、分析师会议、接

第

页共

页

受投资者调研、座谈、接受媒体采访、对政府机构报送等方式）向外界或特定人员泄漏定期报告、临时报告的内容。

第六条证券事务部是公司对外信息报送和使用的统一管理部门。公司各部门或相关人员应按照本制度规定履行外报程序。

第二章对外信息报送及使用管理

第七条公司依照相关法律法规的规定向政府有关部门或其他外部单位报送财务报表、项目等资料的，或公司在申请授信、贷款、融资、商务谈判等事项时因特殊情况确实需要向对方提供公司的未公开重大信息，在对外报送资料前，应由经办人员填写对外报送资料审批表（附件1），经课室/部门负责人审核，报公司领导层审批，并由证券事务部备案后方可对外报送。对外报送信息的经办人、课室/部门负责人、财务总监对报送信息的真实性、准确性、完整性负责，董事会秘书对报送程序的合规性负责。公司相关部门对外报送信息时，由经办人员向信息接收人员提供保密提示函（附件2），并要求对方接收人员签署保密承诺函（附件3）。公司相关部门对外报送信息后，应将对外信息报送审批表、保密提示函及保密承诺函原件及复印件留证券事务部存档备查。

公司尚未披露的定期报告、临时公告、财务快报、统计数据及需报批的重大事项等所涉及的信息主要包括以下内容：

（一）公司准备签订或已签订的重大合同；

（二）公司募集资金投入及使用情况；

（三）公司土地、房屋、建设工程及机器设备的相关情况；

（四）公司涉及诉讼及其他重大法律事务情况；

（五）公司审计工作中的重要情况和未公开的信息；

（六）公司三会资料、股权变更、董监高持股及任职情况；

（七）公司重大投/融资计划及实施情况、公司对外担保情况；

（八）公司重大经营决策的相关资料，公司可行性研究报告及其数据资料；

（九）公司财务预（决）算报告及各类财务报表、统计报表、交易报表、审计报告、验资报告及相应的数据资料；

第

页共

页

（十）公司产品及技术、工艺资料（技术图纸按计算机研发数据传输流程执行），公司专利情况；重大科技突破、创新情况；重大技改项目的实施情况。

第八条在公司公开披露定期报告前，公司不得向无法律法规依据的外部单位提前报送有关统计报表等资料。对于外部单位提出的报送有关统计报表等无法律法规依据的要求的，公司应当拒绝报送。特殊情况下，经董事长批准且外部单位出具保密承诺函的，方可以报送。

第九条公司应将未披露而需报送的相关信息作为内幕信息，并书面提示报送的外部单位及相关人员认真履行有关法律法规赋予的保密义务和禁止内幕交易的义务。

公司对外报送未公开重大信息时，应当向外部信息使用人出具保密提示函，并要求接收方签署保密承诺函，保密承诺函中应当列明接收、使用本公司报送信息的人员情况。

对于定期报送例行信息的单位，可要求其出具一次性保密承诺函；对于其他报送事项，采取一事一函的方式。

第十条公司相关部门对外报送信息后，应将对外信息报送审批表、保密提示函、外部信息使用人签署的保密承诺函等资料原件交公司证券事务部统一保管，保管期限为10年。证券事务部将外部单位相关人员作为内幕信息知情人登记备案。

第十一条公司各部门及各分（子）公司应严格执行本制度的相关条款，同时有关经办人员应督促外部单位和个人遵守本制度的相关条款。

在本公司依法定程序公告相关信息前，外部单位和个人不得以任何方式泄露其所知悉的公司未公开重大信息，也不得利用所知悉的未公开重大信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券。

第十二条外部单位或个人制作的或在其内部传递的文件、资料、报告等材料中涉及本公司未公开重大信息的，外部单位或个人应当采取有效措施，限制信

第

页共

页

息知情人的范围，并督促相关信息知情人遵守保密义务和禁止内幕交易的义务。第十三条公司依据法律法规向特定外部信息使用人报送定期报告相关信息的，提供时间不得早于公司业绩快报（如适用）的披露时间，提供内容不得多于业绩快报内容。

第十四条外部单位或个人在其对外提交的或公开披露的文件中不得使用公司的未公开重大信息，除非公司同时公开披露或已经公开披露该信息。第十五条外部单位或个人及其工作人员因保密不当致使本公司未公开信息被泄露的，应当立即通知公司，公司应当及时向深圳证券交易所及证券监管部门报告并公告。

第十六条如公司各部门及相关人员违反本办法对外报送信息，并给公司造成不良影响或损失的，公司应给予相关责任人通报批评、警告或解除职务的处分，情节严重的，公司可以通过法律手段追究责任人的相关责任。

外部单位或个人如违规使用公司报送的未公开重大信息，致使公司遭受经济损失的，包括公司受到证券监管等部门行政或经济处罚的，公司可以要求其承担赔偿责任；外部单位或个人利用所知悉的未公开重大信息买卖本公司证券或建议他买卖本公司证券的，公司将依法收回其所得的收益，并及时向证券监管机构报告并追究其法律责任；如涉嫌犯罪的，公司应当移交司法机关处理。

第十七条公司依法向大股东、实际控制人提供未公开信息的，应详细、全面了解相关信息在大股东、实际控制人的流转过程，核实相关信息知情人情况，并及时向证券监管机构报备。

第三章附则

第十八条本制度未尽事宜，按照国家有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》的规定执行；本制度如与国家日后颁布的法律、法规、规范性文件或经合法程序修改后的《公司章程》相抵触时，以上述文件的规定为准，并及时对本制度进行修订。

第

页共

页

第十九条本制度由公司董事会负责制定、修订和解释。第二十条本制度自公司董事会审议通过之日生效并实施。

广州市昊志机电股份有限公司董事会

2025年10月28日

第

页共

页

附件1

广州市昊志机电股份有限公司

对外报送信息审批表

第

页共

页

附件2

保密提示函：

根据我国《公司法》、《证券法》、《上市公司信息披露管理办法》等有关法律、行政法规、规章、规范性文件和证券监管机构发布的相关监管规则，将上市公司未公开披露前的信息界定为内幕信息，上市公司应对内幕信息的报送与使用进行严格的管理。广州市昊志机电股份有限公司此次向贵单位/阁下提供的相关材料属于未公开披露的内幕信息，现根据证券监管部门的要求，本公司特此向贵单位/阁下重点提示如下：

1、贵单位/阁下应当严格控制公司报送材料的使用范围和知情人范围。

2、贵单位/阁下以及接收、使用本公司报送材料的相关人员为内幕信息知情人，负有保密义务。在本公司依法定程序公告相关信息前，所有内幕信息知情人不得泄露相关材料涉及的信息，也不得利用所知悉的本公司未公开信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券。

3、贵单位/阁下及知悉本公司相关未公开信息的人员，在对外提交的或公司披露的文件中不得使用本公司的未公开信息，除非本公司同时公开披露或已经公开披露该信息。

4、贵单位/阁下及知悉本公司相关未公开信息的人员，如因保密不当致使本公司提供的重大信息泄露，应当立即通知本公司。

5、贵单位/阁下及知悉本公司相关未公开信息的人员，如违规使用本公司报送的未公开信息，致使本公司遭受经济损失的，本公司将依法要求其承担赔偿责任；如利用其所知悉的本公司未公开信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券的，本公司将依法收回其所得的收益，并及时向证券监管机构报告并追究其法律责任；如涉嫌犯罪的，本公司将移交司法机关处理。

6、按照证券监管部门的要求，本公司须将贵单位/阁下以下知悉本公司相关信息的人员登记备案，以备调查之用。敬请贵单位/阁下给予积极配合和协助为盼！特此提示！

广州市昊志机电股份有限公司

年月日

第

页共

页

附件3

保密承诺函

广州市昊志机电股份有限公司：

兹收到你公司报送/提供的以下文件及《保密提示函》：

1、2、3、本单位（或本人）在此确认，接收或使用你公司报送的材料的相关人员情况如下：

本单位（或本人）在此郑重声明并承诺如下：

1、本单位（或本人）保证严格控制你公司报送材料的使用范围和知情人范围。

2、本单位（或本人）以及接收、使用你公司报送的材料的相关人员将严格遵守保密义务。在你公司依法定程序公告相关信息前，本单位（或本人）以及接收、使用你公司报送的材料的相关人员不泄露相关未公开信息，也不利用所知悉的未公开信息买卖你公司证券或建议他们买卖你公司证券。

3、本单位（或本人）及知悉你公司相关未公开信息的人员在对外提交的或公开披露的文件中不使用你公司报送的未公开信息，除非你公司同时公开披露或已经公开披露该信息。

4、本单位（或本人）及知悉你公司相关未公开信息的人员，如因保密不当致使你公司的未公开信息被泄露的，本单位（或本人）将立即通知你公司。

5、本单位（或本人）及知悉你公司相关未公开信息的人员，如发生违法违规行为的，应依法承担相应的法律责任。特此确认！

签收人（签字、公章）：

签署日期：年月日